ACCOUNTABILITY

Audit Pengurusan kewangan berdasarkan indek akauntabiliti

Kawalan Pengurusan

a. Struktur organisasi

b. Carta organisasi keseluruhan/kementerian

c. carta organisasi bahagian/ unit kewangan

d. waran perjawatan

e. Surat /fail penurunan kuasa

f.  manual procedure kerja

g.  fail meja officer

h.  daftar pemeriksaan mengejut

B jawatankuasa dan UAD

1. Fail minit mesyuarat jawatankuasa pengurusan kewangan dan akaun JPKA

2. Laporan suku tahun JKPA yang dikemukakan kepada kementerian

3.fail minit mesyuarat jawatankuasa keutuhan tadbir urus JKTU

4.Jawatankuasa audit

5.Fail pertanyaan audit

C.Gunatenaga

1. Fail minit mesyuarat jawatankuasa perjawatan

2. Fail kedudukan perjawatan

3. Senarai kedudukan perjawatan keseluruhan (lulus/isi/kosong

4.senarai kedudukan perjawatan yang terlibat dengan pengurusan kewangan (lulus/isi/kosong

5. Surat permohonan perjawatan dan kertas kerja justification

6.fail/ waran perjawatan

7.fail latihan kakitangan

8.fail minit mesyuarat jawatankuasa panel pembangunan manusia

9. Fail minit mesyuarat jawatankuiasa pengurusan tatatertib

………………………………..

2. Kawalan Bajet

A kawalan bajet

1.Perjanjian program

2buku bajet

3.fail permohonan peruntukan

4.Fail waran am

5.waran am

6.fail sub-waran

7.sub waran

8.Fail waran pindah peruntukan

9.waran pindah peruntukan

10.laporan pengecualian

11.Laporan perbelanjaan mangurus dan pembangunan bulanan

12.laporan perbelanjaan suku tahun

13. Senarai pusat tanggungjawab

14. retan perbelanjaan bulanan

15. penyataan penyesuaian bulanan

16.laporan kelewatan bayaran bil

17Laporan perbelanjaan melebihi peruntukan

18. Laporan perbelanjaan di bawah A.P 59

19.Flimsy perbelanjaan jabatan akauntan Negara

20. Fail cadangan belanjawan

21.fail kemajuan projek

22.laporan impak aktiviti tahunan

23. Laporan aliran wang tunai

B. Pengurusan Projek Pembangunan

1. minit mesyuarat jawatankuasa pembangunan

2. senarai induk projek pembangunan

3. senarai projek RMK10

4.laporan kemajuan projek RM10

KAWALAN TERIMAAN

B Pengurusan Pungutan

 1.daftar kaunterfoil KEW 67

 2. Daftar boring hasil yang dikawal KEW68

 3. Surat / fail penurunan Kuasa

 4. Buku Resit/ Lesen/Permit

 5. Penyata Pemungut

 6.Resit Perbendaharaan

 7.Flimsi Hasil Jabatan Akauntan Negara

 8.Daftar Mei

 9 Buku Tunai

 10 penyata penyesuaian hasil

 11 fail/ surat penghantaran akaun tunai

 12.penyata akaun belum terima/tunggakan hasil

 13.daftar cek tak laku

 14. Senarai kadar kutipan hasil

KAWALAN PERBELANJAAN

A. KAWALAN PEROLEHAN

1. FAIL MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA SEBUT HARGA

2. FAIL JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER

3.fail sebut harga

4. fail minit mesyuarat jawatankuiasa tender

5. daftar tender

6.daftar kontrak

7.fail kontrak pusat

B kawalan pembayaran

1 buku vot

2 fail pesanan kerajaan

3.baucar bayaran

4.penyata perbelanjaan bulanan

5. penyata penyesuaian perbelanjaan

6. laporan terperinci perbelanjaan

7 laporan suku tahun perbelanjaan pembelian harta modal OS35000

8 daftar pembayaran

9 daftar Bil

10.laporan BP10-sistem bayaran pukal baucar jurnal

11 laporan BP11-sistem bayaran pukal baucar bayaran

12 laporan BP20-sistem bayaran pukal senarai akaun bil yang memasuki system pukal

13 laporan BP21-sistem bayaran pukal laporan terperinci pembayaran bil

14 bil bil bayaran pukal

c. PANJAR WANG RUNCIT

1. buku panjar wang runcit

2. fail panjanr wang runcit

3. sijil perakuan panjar

PENGURSAN KUMPULAN WANG AMANAH/ AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT

1Pengurusan kumpulan wang amanah/akaun amanah

2. fail akaun amanah

3. senarai kumpulan wang/akaun amanah

4. buku akaun amanah

5. Fail minit mesyuarat jawatankuasa akauin amanah

6. sijil ketua audit Negara

7. fail penyesuaian akaun amanah

B. Pengurusan Pinjaman dan Pendahuluan diri

1 daftar pinjaman kenderaan

2. fail pinjaman kenderaan

3. fail tunggakan pinjaman kenderaan

4 daftar pnjaman computer

5.fail pinjaman computer

6 fail tunggakan pinjaman computer

7 laporan pinjaman berbaki kredit

8 daftar pendahuluan diri/pelbagai

9 fail pendahuluan diri/pelbagai

10 fail tunggakan pendahuluan diri/pelbagai

11laporan pendahuluan diri/pelbagai berbaki kredit

C.Pengurusan deposit

1 daftar pengurusan deposit

2. senarai akuan deposit

3.senarai akaun deposit yang mempunyai rekod subsidiary

4 fail pengurusan akaun deposit

5 penyata penyesuaian akaun deposit

6.fail deposit yang tidak dituntut melebihi 12 bulan

7.flimsi jabatan akauntan negara

PENGURUSAN ASET INVENTORI DAN STOR

A. Unit Pengurusan asset

1 fail minit mesyuarat jawatankuasa pengurusan asset

2. Fail minit mesyuarat jawatankuasa pengurusan asset alih kerajaan

3. Laporan harta modal & inventori

4. Laporan pemeriksaan harta modal dan inventori

5 surat lantikan pegawai asset

6 senarai tugas pegawai asset

B.Penerimaan

1 surat lantikan pegawai penerima asset

2 senarai tugas pegawai penerima asset

3.fail boring terima barang

4 fail kad kawalan stok KEW 300-J3

5 fail kad petak KEW 300-J4

6 fail borang laporan penerimaan asset alih kerajaan KEW PA-1

C.Kawalan Pendaftaran

1 daftar harta modal KEW PA-2

2 daftar inventori KEW PA3

3. buku daftar pergerakan harta modal/inventori KEW PA 6

4 senarai daftar harta modal KEW PA4

5.senarai daftar inventori KEW PA 5

6.senarai asset di location KEW PA7

D. Kawalan Pemeriksaan

1 surat perlantikan pegawai pemeriksa/lembaga verification stok

2.laporan pemeriksaan harta modal KEW PA10

3.laporan pemeriksaan inventori KEW PA11

4.laporan verification stok

5.sijil tahunan pemeriksaan harta modal dan inventori KEW PA 12

E.Kawalan penggunaan kenderaan

1 surat perlantikan pegawai pengangkutan

2. buku Log

3.cerakinan bulanan penggunaan bahan api

4 buku rekod pergerakan kad inden

5 kad inden minyak

6 fail resit resit pembelian minyak

7 laporan analisis kenderaan

8 daftar kad touch N Go

9 daftar penggunaan kad Touch N Go

F Kawalan Penyelenggaraan Aset

1 senarai asset yang memerlukan penyelenggaraan KEW PA13

2 fail program penyyelenggaraan

3 daftar penyelenggaraan harta modal KEW PA 15

4 surat perlantikan lembaga pemeriksaan

5 laporan lembaga pemeriksa KEW PA17

G.Kawalan Pelupusan

1 fail pelupusan Aset

2.Perakuan pelupusan KEW PA 16

3 fail minit mesyuarat jawatankuasa pelupusan asset

4 sijil penyaksian pemusnahan asset alih kerajaan KEW PA 18

5. sijil pelupusan asset KEW PA 28

H.Kawalan Hapuskira

1fail laporan kehilangan harta modal

2.laporan awal KEW PA 28

3. fail pengurusan hapus kira

4. fail minit mesyuarat jawatankuasa penyiasat

5 surat lantikan jawatankuasa penyiasat KEW PA29

6Laporan Akhir hapus kira Kew PA 30

7 sijil hapus kira Kew PA 31